• Ana Carolina Souza

Como você tem lidado com o excesso de reuniões?

Confira agora três dicas fundamentadas pela Neurociência para reduzir o tempo dedicado às reuniões e liberar a sua agenda!

O excesso de reuniões já era considerado um fator de sobrecarga nas agendas de profissionais de diferentes áreas e níveis hierárquicos muito antes da pandemia


Se por um lado, alguns se digladiam com uma agenda exaustiva e quase sempre pouco produtiva, por outro lado, o céu azul surge para aqueles que começam a experimentar a semana de 4 dias como novo modelo de trabalho. Como é possível isso? A solução reside na realização de um trabalho cada vez mais eficiente e engajado, respeitando a natureza humana. E é justamente essa a nossa área de atuação na Nemesis: promover modelos de trabalho mais eficientes e saudáveis, através de um entendimento profundo do funcionamento do nosso cérebro.

A essa altura, todos podemos concordar que as reuniões se tornaram ao longo dos últimos anos um grande fator de estresse na nossa rotina? Sejamos sinceros, a culpa desta vez, não é da pandemia! O excesso de reuniões já era considerado um fator de sobrecarga nas agendas de profissionais de diferentes áreas e níveis hierárquicos muito antes da nossa vida ser virada de cabeça para baixo pela COVID-19. Desde o início da nossa atuação na Nemesis, testemunhamos líderes e suas equipes se queixarem desta sobrecarga, da falta de tempo para desenvolver atividades focadas ou mesmo da necessidade de se trabalhar horas extras - normalmente de noite ou nos finais de semana - para dar conta de suas próprias atividades, uma vez que suas agendas acabam sendo tomadas pelas inúmeras reuniões e compromissos que surgem.


Se por um lado, alguns se digladiam com uma agenda exaustiva e quase sempre pouco produtiva, por outro lado, o céu azul surge para aqueles que começam a experimentar a semana de 4 dias como novo modelo de trabalho. Como é possível isso? A solução reside na realização de um trabalho cada vez mais eficiente e engajado, respeitando a natureza humana. E é justamente essa a nossa área de atuação na Nemesis: promover modelos de trabalho mais eficientes e saudáveis, através de um entendimento profundo do funcionamento do nosso cérebro.


Há anos, já havíamos falado sobre o case da Microsoft no Japão, que mesmo reduzindo sua carga de trabalho em 20% foi capaz de aumentar sua performance em 40%. Dentre outras ações, uma mudança importante que fizeram foi adotar critérios mais rígidos com relação à prática de reuniões, algo que chamou nossa atenção logo de cara pois sabíamos o custo que esta prática tinha na rotina de nossos clientes. Estaríamos começando a viver o "momento da virada"?


Ao longo desses anos, falamos muito sobre as vantagens de se investir em modelos organizacionais pautados em maior flexibilidade, autonomia e confiança. Também trouxemos informações relevantes a respeito de processos inconscientes que influenciam estes aspectos dentro das organizações. Agora quero trocar a teoria pela prática e trazer um estudo recente da HRB que avaliou especificamente o impacto da redução de reuniões na rotina das empresas, para tangibilizar o que muitas vezes pode parecer utópico, irreal ou quem sabe, bom demais para ser verdade.


De cara, o estudo publicado pela HBR coloca números na dor sentida por muitos dentro das organizações e mostra que 70% das reuniões realizadas atrapalham os colaboradores a desenvolverem suas atividades, ou seja, seriam reuniões pouco produtivas. Além disso, apesar do tempo médio passado em reuniões ter diminuído em 20% nos últimos anos, a frequência com que fazemos reuniões aumentou em 13,5%. Há diferentes tipos de reuniões, que servem para atender a diversos objetivos, mas ter uma quantidade muito grande de reuniões consideradas pouco eficientes, ou que não estão tratando de assuntos considerados prioritários, certamente atrapalha e muito a produtividade das equipes. Essa perda de tempo, gera sobrecarga, aumenta o cansaço e pode prejudicar inclusive a saúde mental dos funcionários, comprometendo ainda mais sua performance.


Em meio à pandemia, o trabalho remoto implementado às pressas também contribuiu para um aumento tanto na frequência quanto na duração das reuniões. O mal hábito de manter uma agenda cheia de reuniões encontrou terreno fértil em uma dinâmica que não exigia tempo de deslocamento entre os compromissos e a necessidade de isolamento social, fazendo com que os encontros informais do cafezinho na copa também se tornassem reuniões virtuais. O fato de substituir essa prática por um modelo virtual, trouxe ainda o impacto do Zoom Fatigue - leia matéria publicada no Estadão e reportagem na Revista Você RH sobre esse assunto - e em conjunto, o impacto negativo sobre a

qualidade de vida e o desempenho de líderes e colaboradores ficou evidente demais para passarem despercebidos. O impacto disso tudo é que 92% dos entrevistados consideram as reuniões custosas e improdutivas.


O que está acontecendo nas empresas que conseguiram reduzir o número de reuniões em sua rotina? A mesma pesquisa investigou também 76 empresas que fizeram este investimento nos últimos 14 meses, e verificou que a construção de confiança e a coerência do time dependam da qualidade e da quantidade de interações sociais. As reuniões não são a única ou a melhor forma de promover isso!


Além disso, o estudo mostrou que reduzir em 40% as reuniões, aumentou em 71% a

produtividade das equipes. Isso ocorreu principalmente porque os colaboradores se sentiram com maior autonomia para realizar suas funções. Ter maior liberdade para desenvolver suas atividades trouxe maior responsabilidade e engajamento, aumentando também o nível de satisfação em relação ao trabalho em 52%.


Neste mesmo grupo, o nível de cooperação aumentou em 43%, mostrando que as pessoas encontraram maneiras mais eficientes de se conectar, num ritmo que funciona para elas e a comunicação passou a ser percebida como 57% mais clara e eficiente. Uma melhor documentação das conversas via ferramentas digitais como Slack e Teams facilitou o acesso às informações, reduzindo ruídos de comunicação e o retrabalho. Reduzir em 40% as reuniões também trouxe um impacto positivo na rotina dos colaboradores, que tiveram redução de 52% na percepção de microgerenciamento por parte de seus líderes e uma redução nos níveis de estresse de 43%


Ao reduzir as reuniões e oferecer maior autonomia e flexibilidade para as equipes, as pessoas se sentiram mais valorizadas, que a organização e a liderança confiava nelas e seu nível de engajamento aumentou em 32%, favorecendo sua performance e dedicação à empresa. Alguns desses números podem ser ainda mais expressivos se reduzir ainda mais o tempo dedicado às reuniões, mas podemos ir com calma.


Como fazer para reduzir o tempo dedicado às reuniões?


A partir de algumas recomendações feitas, 47% das empresas foram capazes de reduzir em 40% o tempo de reuniões em até três meses, e 35% implementaram a prática de 3 "no meetings day". Confira abaixo quais foram essas recomendações:


1) Seja extremamente seletivo


Pense em todas as reuniões que você tem realizado ou participado recentemente. Quais de fato foram úteis? Geralmente, as reuniões mais importantes incluem atividades como (1) revisão de projetos/trabalhos desenvolvidos para verificar o que deu certo ou errado e permitir ajustes/aprendizado; (2) reuniões para validar ou confirmar algo, evitando ruídos de comunicação e permitindo sanar as dúvidas de forma mais rápida e eficiente; e (3) divisão mais eficiente de tarefas entre os membros de uma equipe.


Mesmo nesses casos, sempre reflita se todos os convidados precisam estar presentes nas reuniões e utilize as opções de convite opcional. Incentive seu time a cancelar ou sair de reuniões que não sejam úteis ou tratem de assuntos prioritários e deixe claro que isso não trará impactos negativos para sua avaliação. Lembre-se que quanto menos relevante for o assunto para esta pessoa, pior será seu engajamento na reunião.


Oferecer maior autonomia aos colaboradores favorece sua relação com a liderança e o engajamento em suas atividades. Permitindo também que desenvolvam atividades mais significativas no seu dia a dia, um aspecto fundamental para promover saúde mental e satisfação no trabalho.


2) Considere transferir os conteúdos de alinhamento diário para uma ferramenta de comunicação como Slack ou Teams


Crie um canal junto à equipe para que todos possam diariamente compartilhar suas prioridades e atividades no dia. Se todos fizerem isso na primeira hora do dia, esta ação permite um rápido alinhamento assíncrono e o direcionamento claro de quem precisa de apoio, ajuda, etc, que poderá ser feito posteriormente caso a caso, a partir de encontros ou conversas mais objetivas. Esta ação substitui as reuniões diárias de alinhamento que podem consumir muito tempo, desnecessariamente.


O próprio acompanhamento de projetos também pode ser feito a partir de ferramentas online, liberando mais tempo para atividades focadas e as reuniões mais relevantes.


3) Invista em estratégias de comunicação assíncrona


Da próxima vez que fizer uma reunião de brainstorming, questione-se se alguma parte deste trabalho não poderia ser feito de forma assíncrona. Ferramentas como Miro, Mural e Google Forms são ótimas para as pessoas compartilharem suas ideias e primeiras impressões, e podem ser usadas de maneira complementar às reuniões, deixando o tempo junto apenas para a revisão e discussão das informações compartilhadas.


Esta estratégia de prática assíncrona, associadas a reuniões pontuais de follow up, foi preferida por 83% dos entrevistados, que percebem maior flexibilidade em suas agendas e a possibilidade de refinar suas ideias depois, durante a própria reunião.


De maneira geral, 83% dos entrevistados veem como superiores as estratégias de comunicação assíncrona, que permitem maior autonomia, do que manter longos períodos bloqueados na agenda para realizar reuniões.


É importante dizer que o estudo percebeu um plateau nos resultados quando as reuniões são reduzidas em 60%. A partir disso os ganhos não são mais tão expressivos e anular completamente as reuniões traz outros impactos, com uma redução nos níveis de satisfação, engajamento e performance. Manter o limite de dois dias de reuniões por semana parece ser o ideal.


E na sua empresa, como você tem feito para administrar o excesso de reuniões? A mudança nunca é fácil, mas é possível! Conte com a gente para te ajudar a conhecer mais a respeito dos processos de liderança, gestão de tempo e performance. É só entrar em contato conosco aqui!


Um abraço e até o próximo post 😉