Pare de responder a tantas mensagens!
Quando repetidas vezes nos planejamos para fazer uma coisa e não conseguimos, acabamos tendo que lidar com sentimentos de frustração e uma sensação de baixo controle sobre a nossa rotina.
Não só o excesso de mensagens é cruel para nossa produtividade, mas ele também pode ter um impacto indireto sobre nossa saúde e bem-estar. Vamos analisar em detalhes o que acontece quando vivemos esta rotina?
Você planeja sua agenda, organiza suas prioridades e tem clareza absoluta a respeito de quais são as atividades mais importantes do seu dia, aquelas que têm maior valor e trazem reconhecimento profissional. Apesar de tudo isso, se você assim como a maioria dos profissionais, também lida constantemente com um excesso de mensagens, é bem possível que passe seus dias tentando fugir da areia movediça! O tempo passa e, dia após dia, parece que sua agenda tem vida própria, se organiza e reorganiza à medida que as notificações de mensagens instantâneas ou e-mail chegam com novas demandas. Ao final de cada dia de trabalho você sente o cansaço te abater sem ter sido capaz de concluir praticamente nenhuma das tarefas daquela lista feita com tanto capricho!
Sinal vermelho. Não só o excesso de mensagens é cruel para nossa produtividade, mas ele também pode ter um impacto indireto sobre nossa saúde e bem-estar. Vamos analisar em detalhes o que acontece quando vivemos esta rotina?
O primeiro ponto que fica bem evidente é que, ao tentar atender imediatamente a todas as mensagens que chegam, seja através de e-mails ou aplicativos, nós estamos comprometendo um tempo produtivo de qualidade. Comumente as mensagens se acumulam ainda mais durante o horário de trabalho, quando teríamos mais condição de nos concentrar nas atividades mais relevantes. Mas como priorizamos responder as inúmeras mensagens que surgem durante este período, é comum ver os profissionais trabalhando horas extras, tarde da noite ou mesmo finais de semana, para conseguir dar conta de suas próprias atividades em horários mais tranquilos, ou seja, sem tantas interrupções. Isso cria dois impactos, o primeiro é trabalhar em atividades mais complexas ou importantes quando já estamos um pouco mais cansados, o que leva naturalmente a uma redução da performance. O segundo ponto é que esta rotina favorece o desequilíbrio entre vida pessoal e profissional. Acabamos não priorizando os períodos de descanso, comprometemos a qualidade do nosso sono1 e muitas vezes, abrimos mão de atividades pessoais fundamentais para nossa saúde e bem-estar, como o convívio com amigos e familiares, a prática de atividade física, uma alimentação saudável e outras ações de autocuidado. Esses maus hábitos, também prejudicam nossa performance, o que em conjunto com a má gestão do tempo acaba criando um ciclo vicioso: temos muito trabalho, nos esforçamos ao máximo para dar conta de tudo, não conseguimos priorizar bem as atividades, ficamos cansados, trabalhamos pior, acumulamos mais trabalho. Pouco a pouco, essa rotina vai minando nossa saúde e capacidade produtiva.
Além disso, quando repetidas vezes nos planejamos para fazer uma coisa e não conseguimos, acabamos tendo que lidar com sentimentos de frustração e uma sensação de baixo controle sobre a nossa rotina. Estes sentimentos são conhecidos por estarem associados à resposta de estresse psicológico em humanos e, certamente, não deveriam fazer parte da nossa rotina. O aumento dos níveis de estresse ao longo do tempo, irão também gerar um impacto negativo sobre nossa saúde e bem-estar, fortalecendo ainda mais aquele padrão do ciclo vicioso que falamos anteriormente.
Hoje, também sabemos que ser capaz de desenvolver atividades de uma maneira focada é considerado um antídoto para o estado de languishing, quando a pessoa ainda não sente mal-estar, porém, também não sente bem-estar. Infelizmente, trabalhar focado é exatamente o oposto do que vivemos em uma rotina atribulada por um excesso de mensagens. Ou seja, ser incapaz de desenvolver atividades de maneira focada também prejudica sua saúde!
Deu para perceber que, por diferentes motivos, esta rotina de interrupções constantes, sobrecarga e urgências não é nada boa para manter sua saúde em dia, muito menos sua performance. Devemos aceitar que, hoje, o trabalho não é mais pautado apenas pelo tempo e, sim, pela qualidade das nossas entregas. Devemos nos questionar constantemente: o que preciso fazer para manter minha saúde e capacidade de entrega? Qual a melhor forma de potencializar minhas contribuições? Muitas vezes isso significa saber criar limites saudáveis e novas formas de organizar nossa rotina.
Certamente há muito o que se fazer para melhorar as estratégias de comunicação junto a uma equipe ou dentro de uma organização, mas, aqui, quero focar no que você pode fazer individualmente.
Antes de mais nada, não conte tanto assim com a sua capacidade de autocontrole. A verdade é que não somos tão bons nisso quanto pensamos que somos e quanto mais cansados estamos, pior fica. A verdade é que somos muito sensíveis às mensagens, pois elas reforçam o nosso viés de urgência2. Neste sentido, é fundamental criar estratégias mais eficientes para lidar com esta tempestade que enfrentamos todos os dias. Vejam a seguir algumas dicas de por onde começar:
Passo 1
Organize sua agenda separando momentos de foco, momentos de interação (reuniões, networking) e momentos para responder mensagens. Escolha os horários mais nobres para as atividades mais complexas e relevantes. Seja fiel ao seu planejamento e faça acordos com sua equipe para evitar interrupções desnecessárias durante os períodos de foco.
Passo 2 Fuja das tentações! Silencie as notificações de mensagens e use os avisos de "não perturbe" quando estiver trabalhando nos momentos de foco. Quando estiver em reunião, foque na reunião. Parece óbvio, mas muitas pessoas aproveitam as reuniões para ver mensagens. Dessa forma não fazemos bem nem uma coisa, nem outra! Manter o foco na reunião vai permitir que você tenha uma participação mais ativa, tenha contribuições mais significativas e agregue mais valor ao trabalho. Talvez seja isso o que falta para as reuniões serem mais produtivas, não acha?!
Passo 3
Escolha suas batalhas. Não será possível fazer tudo de uma vez, por isso escolha bem para onde vai a sua atenção. Questione-se: Isso é o mais importante que eu deveria estar fazendo agora? Alguém mais pode fazer? Posso fazer depois? Priorize, negocie e delegue sem peso na consciência. Escolher uma atividade e ser capaz de concluí-la irá trazer um reforço positivo para sua rotina! Comece por aquilo que é menos crítico ou importante e vá exercitando essas habilidades aos poucos. Ao final da semana, reflita sobre seus avanços e conquistas, e aproveite para planejar a próxima semana.
Vivemos em um mundo cada vez mais dinâmico, complexo e assíncrono! Teremos uma comunicação igualmente complexa e dinâmica, com pessoas nos contatando para falar de diferentes assuntos, por diferentes canais, em diferentes momentos. Parece que vamos enlouquecer, mas na verdade, tudo que precisamos é usar a plasticidade cerebral ao nosso favor e aprender a lidar com esta nova dinâmica, dentro e fora do ambiente de trabalho, e priorizar as práticas que favorecem a nossa saúde mental.
Nosso trabalho na Nêmesis é justamente trazer uma compreensão mais profunda daquilo que move o nosso comportamento. Ao entender melhor esses processos, somos capazes de criar estratégias mais eficientes para uma rotina mais equilibrada, produtiva e saudável. Continue acompanhando nosso conteúdo para aprender mais como desenvolver suas habilidades de comunicação e autogestão!
Fale conosco se quiser saber mais.
Até o próximo post! :)