O open office realmente favorece a interação da equipe?


O conceito de escritório sem paredes e divisórias não é exatamente algo novo. Na verdade, a ideia do escritório aberto ou “open office” foi concebida por volta da década de 50 e atingiu uma grande popularidade nos anos 70. Naquela época diversas empresas migraram de um modelo de escritório mais tradicional, com baias e salas separadas, para um design mais amplo e flexível, no qual diferentes departamentos dividiam o mesmo espaço físico.

Dentre os argumentos para a adoção do open office estava a criação de um ambiente mais adaptável às mudanças na estrutura organizacional, visto que o escritório poderia ser facilmente reconfigurado de acordo com demandas de aumento ou diminuição da equipe, sem a necessidade de grandes investimentos. De fato, a estimativa é que a manutenção desse tipo de escritório poderia gerar uma economia de até 20% para as empresas, em relação à manutenção de um escritório com desenho tradicional.

Associado ao benefício financeiro, estava também a expectativa de que a ausência de barreiras físicas entre pessoas e departamentos facilitaria a comunicação e integração dos colaboradores. Este bônus, por assim dizer, traria ainda mais eficiência e produtividade para a empresa. Até hoje, muitas empresas buscam no open office um caminho para melhorar a comunicação da equipe, tornando o fluxo de informação mais fluido e ágil. De fato, do ponto de vista comportamental, a remoção das barreiras físicas seria um fator importante para promover maior contato entre as pessoas, aumentando a colaboração e a chamada inteligência coletiva.

Apesar disso, após a explosão dos open offices, as pesquisas em relação aos reais benefícios do modelo geraram resultados bastante ambíguos. Se por um lado alguns estudos do final da década de 70 e 80 reportaram um impacto positivo do modelo em relação a comunicação entre os colaboradores, maior interação entre supervisores e maior integração da equipe, outros estudos do mesmo período relataram desfechos negativos, dentre eles, diminuição da produtividade, diminuição da sensação de privacidade, redução da satisfação com o ambiente de trabalho e aumento no barulho, interrupções e distrações.

Você que chegou até aqui deve estar se perguntando, mas afinal, o open office favorece ou não a interação da equipe? Até o momento, as pesquisas indicam que esta equação é um pouco menos exata do que se imaginava previamente. E mais um estudo recente, realizado por pesquisadores da Universidade de Harvard, trouxe resultados bastante surpreendentes. Os pesquisadores analisaram mais de 150 profissionais, em duas empresas diferentes, cujo modelo de escritório seria modificado do desenho tradicional para o open office. Os colaboradores foram analisados durante 15 dias de trabalho consecutivos (3 semanas) antes e depois da mudança. A análise pós-mudança foi realizada 3 meses depois, permitindo uma janela de tempo confortável para a adaptação dos participantes ao novo escritório, evitando vieses na análise referentes ao processo de mudança em si.

A pesquisa utilizou dispositivos tecnológicos chamados de “sociometric wearable badges”, que na prática eram crachás que continham sensores capazes de mensurar o número de interações face a face dos colaboradores. Além disso, também foi avaliado a partir de dados dos servidores internos das empresas o número de e-mails e mensagens instantâneas trocadas entre os colaboradores. O estudo possui um diferencial importante salientado pelos pesquisadores que o conduziram: utiliza tecnologia para analisar o comportamento das pessoas de forma objetiva, facilitando a interpretação do impacto real da mudança na interação entre os membros da equipe.

Os resultados obtidos foram realmente contrários ao senso comum: o open office reduziu em cerca de 70% o número de interações face a face dos colaboradores. Antes da mudança, os participantes passavam uma média de 5,8h por dia em interações pessoais, com contato direto, enquanto que após a mudança passaram a ficar uma média de 1,7h por dia. Em contrapartida, o número de interações eletrônicas subiu quase 50%. De maneira qualitativa, o estudo relata que os supervisores das equipes afirmaram uma queda importante na produtividade do grupo após a mudança da conformação do espaço.

A noção de que a proximidade física prediz a interação social, levando a construção de laços sociais e, portanto, a troca de informações e colaboração, é um dos achados mais robustos da sociologia. No entanto, o que as pesquisas sugerem é que se esta mudança estrutural não for acompanhada de ajustes na cultura e estratégias de gestão que favoreçam realmente o relacionamento da equipe, tais investimentos podem ser ineficientes.

Esta e outras pesquisas trazem uma reflexão fundamental a respeito da complexidade do comportamento humano. Ainda que as mudanças no ambiente e contexto no qual estamos inseridos exerçam um papel importante sobre nossas atitudes, é preciso entender quais outros elementos participam desta equação. Compreender as bases do nosso comportamento, motivações e aspectos chave da nossa interação social torna-se fundamental para criação de estratégias eficientes que potencializem os investimentos. Embora o open office possa conceitualmente favorecer a proximidade entre as pessoas, existem outros aspectos emocionais e invisíveis que precisam ser trabalhados em conjunto para aprimorar a comunicação e colaboração da equipe.

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Um abraço e até o próximo post =)

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